Durant le confinement, les dossiers ont pu être traités avec l’ensemble des prestataires extérieurs. Pendant cette période, anxiogène et complexe en termes de lisibilité,  l’équipe a été à l’écoute des agents et a répondu à leurs nombreuses interrogations.

L’activité des ressources humaines en quelques chiffres

Le service ressources humaines a généré 2 356 fiches de paie, plus de 600 courriers, 70 contrats (hors saisonniers), environ 600 arrêtés et 7 dossiers de retraite.  Le service a été légèrement impacté par le recrutement des agents recenseurs en janvier et février. Cette année, le service a été saisi de nombreux arrêts maladie, de courtes durées pour l’essentiel.

Plus de 140 jours de formation avaient été programmés. Cependant, de nombreuses formations ont dû être annulées ou reportées compte tenu du contexte sanitaire.

Une activité impactée par la crise sanitaire

La crise sanitaire a intensifié le travail quotidien du service. Pendant les confinements, le service RH a généré environ 400 attestations de déplacement, des autorisations spéciales d’absences, des attestations de télétravail et des arrêtés d’attribution de prime COVID. Il a traité davantage d’arrêts maladie liés notamment aux mesures d’isolement en attente des tests COVID. Il a répondu aux questions des agents et des services sur l’application du protocole sanitaire ainsi qu’à leurs inquiétudes. Il a recalculé les droits à congés et à récupération des agents au cas par cas à la reprise. Toutes ces tâches, nécessaires et incompressibles, ont été très chronophages alors que le service n’a subi par ailleurs aucune baisse d’activité.

Une activité soutenue tout au long de l’année 2020

En parallèle des affaires courantes, le service Ressources Humaines connait quelques temps forts récurrents d’une année à l’autre et mène des projets d’envergure.

Pour le service Ressources Humaines, le 1^er trimestre est chargé. Priorité est donnée aux avancements et à la formation. À cette période, le service compulse tous les entretiens professionnels et répertorie les vœux des agents tant du point de vue de la carrière que des formations. Les demandes d’avancement et de formation sont ainsi traitées dès le mois de janvier. Ensuite, le service doit générer de nombreux arrêtés tels que les reclassements ou les attributions de CIA. Enfin, le service génère les nouvelles fiches de congés après avoir assuré le suivi des compte-épargne temps.

Au cours du 2^ème trimestre, le service commence à préparer le recrutement des saisonniers. Cette année,  136 candidatures ont été envoyées mais seulement 44 candidatures ont pu être retenues (contre 77 l’année dernière) compte tenu de la crise sanitaire et de l’annulation des manifestations estivales notamment.

Au cours du 3^ème trimestre, le service a intégré un nouvel agent suite à un mouvement de personnel en interne. L’équipe a alors dû adapter son organisation pour assurer la formation de sa nouvelle recrue. L’activité s’est intensifiée sur les autres postes au cours du dernier trimestre. Au cours de ce trimestre, un gros chantier RH a été lancé sur l’organisation des services et la refonte du règlement intérieur du temps de travail.

La rédaction du nouveau règlement du temps de travail a commencé. Le service ressources humaines a travaillé en concertation avec les services et le comité technique.

Nouvelle organisation des services et règlement du temps de travail

Pendant la crise sanitaire, les services ont fonctionné différemment et se sont adaptés aux besoins de la population. Au lendemain du confinement, la collectivité a voulu profiter de cette dynamique pour lancer une réflexion sur l’organisation des services. Chaque service a alors été invité à interroger son fonctionnement et à proposer des pistes d’amélioration pour gagner en cohérence et en efficacité.

Le Maire, le Directeur général des services et la Directrice du Pôle Ressources ont rencontré l’ensemble des services au cours des mois de septembre et octobre. Les propositions ont été étudiées et validées par le comité technique en décembre. Les nouveaux cycles de travail mis en place nécessitent de refondre le règlement intérieur du temps de travail devenu obsolète. Ce document, qui prendra effet au 1^er janvier 2021, sera remis à l’ensemble du personnel en janvier ou février. Le service ressources humaines ira à la rencontre des services pour le présenter début 2021.

Le service finances a été marqué par un début d’année 2020 intense du fait du changement de logiciel comptable à l’automne 2019 et du changement de responsable au sein du service suite à une mutation de celui-ci vers une autre collectivité. Un important travail d’ajustement, de saisie et de contrôle a été mené, accompagné de nombreux paramétrages chronophages.

Dès l’annonce du confinement à partir du mardi 17 mars, le service finances a fonctionné en télétravail. La continuité des commandes et le paiement des factures ont ainsi pu être assuré sans interruption. Il était important dans cette période de crise de pouvoir régler les fournisseurs dans les temps. Les services du Trésor ont, de leur côté, poursuivi la mise en paiement. Ce fonctionnement a été facilité par la quasi généralisation du dépôt par les fournisseurs de leurs factures sur la plateforme Chorus mise en place par les services de l’État.

La crise sanitaire a décalé le calendrier de vote des budgets 2020. Ils ont été votés en juin cette année. Pendant l’état d’urgence, l’État, par décret, a assoupli les règles comptables afin de permettre aux collectivités d’assurer les paiements, tant en investissement qu’en fonctionnement. Les incidences de la crise sanitaire ont été intégrées aux budgets dans la limite des éléments connus. Le vote des subventions par le Conseil municipal s’est également déroulé le 15 juin.

Au cours du 2^nd semestre,  l’organigramme financier a été révisé afin de correspondre à l’organigramme fonctionnel des services et de faciliter son appréhension par les services qui peuvent désormais gérer leur budget davantage en autonomie.

La nouvelle mandature a été l’occasion de modifier le calendrier comptable. Ainsi la préparation budgétaire 2021 a démarré au mois de septembre afin de voter le budget dès le premier conseil municipal de l’année et avant le vote du compte administratif et du compte de gestion 2020. Ce changement permettra d’entamer les projets d’investissement plus rapidement et en amont de la saison touristique.

Au cours de cette période, un travail de fiabilisation de la reprise informatique de l’inventaire s’est avéré nécessaire. Un petit groupe de travail a été mis en place afin de contrôler les fiches d’immobilisations. Ce fut l’occasion, au-delà de la stricte reprise des données, de mettre également à jour l’inventaire de la ville.

Enfin, un nouveau budget annexe a été créé suite à l’installation de panneaux photovoltaïques sur le bâtiment du boulodrome et leur mise en service. La revente d’électricité est en effet assimilée à un service industriel et commercial et de ce fait doit être isolée dans un budget annexe. Les panneaux de l’auvent des services techniques seront intégrés quant à eux au budget 2021.