L’équipe RH et son activité :

Au 1^er janvier 2019, l’équipe gère les dossiers administratifs de 153 agents dont 146 agents fonctionnaires et contractuels, 5 apprentis, 1 contrat aidé et 1 service civique. Il s’agit de gérer leur déroulement de carrière, leurs paies, leurs absences (congés annuels et maladie) et leurs demandes de formation.

Tout au long de l’année, le service RH accompagne et conseille les agents de la collectivité ainsi que la direction. Il communique sur les nouveautés RH via l’intranet et sur support papier.

Les temps forts 2019 :

Les entretiens professionnels et leur traduction dans la politique RH

Comme chaque année au cours du 1^er trimestre, le service RH analyse les compte rendus d’entretien et notamment les vœux formulés par les agents concernant leur carrière, leur rémunération et leurs besoins de formation. Malgré un contexte financier contraint, la commune de Fouesnant favorise chaque année les avancements (11 nominations à l’avancement de grade, 2 dossiers de promotion interne en 2019) et les départs en formation (130 formations CNFPT, PSC1, permis PL, CACES, préparation concours,…), à la fois pour motiver les agents et les accompagner dans leur progression professionnelle.

Cette année, afin de réduire la fracture numérique pouvant exister entre les agents, la commune a permis à l’ensemble des services (hors administratifs) de suivre des formations informatiques sur leur temps de travail, sur le modèle des formations dispensées aux usagers à la médiathèque.

La mise en place du nouveau Comité technique et CHSCT

En 2019 les nouveaux représentants du personnel ont entamé leur mandat de 4 ans. En collaboration avec la Direction, le service RH leur a proposé une nouvelle méthode de travail afin de maîtriser davantage les dossiers avant leur passage au comité technique pour avis. Les représentants du personnel se rencontrent ainsi régulièrement afin d’analyser les sujets intéressant l’ensemble des agents de la collectivité ou un service en particulier. Le service RH apporte alors, entre autres, son soutien technique sur des dossiers complexes. Ces réunions préparatoires sont un lieu d’échanges sur les problématiques rencontrées par les équipes sur le terrain.

Le recrutement des saisonniers et des agents recenseurs

Comme chaque année, la campagne de recrutement des saisonniers commence dès le 1^er trimestre et se poursuit jusqu’à la rentrée de septembre. Cette année, 150 candidatures (hors ALSH et camps) ont été traitées. 73 contrats ont été rédigés, et par conséquent autant de payes et d’attestation ASSEDIC.

En 2020, la commune de Fouesnant recense sa population. Dans ce cadre, une campagne de recrutement de 25 agents recenseurs a été menée au dernier trimestre 2019. L’agent en charge du recrutement a été épaulé par l’agent coordinateur du recensement et son adjointe, recrutée en contrat à durée déterminée.

Une nouvelle interface pour la paie

Le service Finances a changé de logiciels au cours du 4^ème trimestre. Désormais, le service RH travaille avec 2 produits du fournisseur CIRIL : CIRIL RH Fullweb et CIRIL Finances. Comme à chaque changement de logiciel, l’équipe doit s’adapter à une nouvelle façon de travailler.

La gestion administrative quotidienne

Cette année, le service a généré 2317 paies tous statuts confondus, rédigé plus de 700 courriers, plus de 623 arrêtés et une centaine de contrats et lettres de vacation. Le service a saisi 3 fois la Commission de réforme, et 11 fois le Comité médical. Les dossiers médicaux se complexifient et demandent de plus en plus d’anticipation. 7 dossiers de retraite ont été étudiés et traités pour des départs en 2020. Un dossier a été suivi auprès du FIPHFP (fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique).

Une activité au cœur de l’activité communale

Tout au long de l’année, l’équipe engage et mandate les factures émises par les tiers (fournisseurs, bureaux d’études, formations, etc.) et titre les recettes (droit de place, redevances, etc.). La directrice prépare et suit l’exécution des budgets, prépare les délibérations, assure le suivi de la trésorerie et de la dette. Les services municipaux suivent l’exécution de leurs dépenses grâce à des tableaux de bord suivis et transmis par le service Finances.

À titre indicatif, pour le seul budget communal, les agents comptables ont passé 6918 mandats et 259 titres. Chaque mandat demande un traitement administratif et informatique spécifique.

Le cycle comptable

Le 1^er trimestre est chargé pour le service. Au cours de ce trimestre, il établit à la demande de la direction

• La préparation du budget en collaboration avec les services municipaux qui remontent leurs besoins en fonctionnement et en investissement en fin d’année N-1.
• La préparation des tableaux de bord de suivi des investissements communaux à destination des responsables de service.
• La vérification du compte administratif qui présente les résultats comptables de l’année N-1. Ce compte administratif doit être identique au compte de gestion du Trésor Public. Il fait l’objet d’une délibération.
• La préparation des éléments financiers nécessaires à l’élaboration du débat d’orientation budgétaire rédigé par la Direction générale. Le DOB est une étape importante dans le cycle budgétaire annuel des collectivités locales. Il a pour objectif d’informer les élus sur la situation économique et financière de leur collectivité. Il vise à discuter des orientations budgétaires qui préfigurent les priorités qui seront affichées dans le budget primitif, à les informer de l’évolution de la situation financière de la collectivité et à leur permettre de s’exprimer sur la stratégie financière de la commune.
• L’établissement des budgets primitifs pour la commune, le port et les lotissements communaux

L’organe délibérant vote le compte administratif, le compte de gestion et les budgets primitifs au cours de ce même trimestre. À compter de ce vote, chaque service suit l’exécution de son budget.

Au cours de l’année, des décisions modificatives peuvent intervenir. Cette année, 3 décisions modificatives sont intervenues en juin, septembre et décembre. Ces décisions modificatives permettent d’adapter les dépenses aux besoins de la commune. Dans tous les cas, les dépenses et les recettes doivent être équilibrées.

Au cours du 2^ème trimestre, la commune vote l’attribution des subventions aux associations. En 2019, le montant des subventions aux associations s’élève à 81 635 euros auxquels s’ajoute une subvention exceptionnelle de 10 000 euros à la SNSM. Un prêt exceptionnel de 10 000 euros a été consenti au centre international de plongée.

Au cours du 3^ème trimestre le service formule une demande de FCTVA (Fonds de compensation de la TVA). C’est une aide de l’État aux collectivités territoriales en matière d’investissement.

Au cours du 4^ème trimestre, le service comptabilité/finances transmet à l’ensemble des services leur tableau budgétaire pour l’année N+1. Ces derniers remontent leurs besoins en fonctionnement et en investissement. Un nouveau cycle budgétaire est entamé.

L’investissement 2019

En 2019, la commune de Fouesnant a voté un budget primitif de 9 257 209.36 € à la section investissement. 3 décisions modificatives ont augmenté ce budget, le portant à 9 826 810.10 €. A la fin de l’année, plus de 90% des projets inscrits au programme ont été réalisés.

2019 : mise en place d’un nouveau logiciel métier

En 2019, la commune a investi dans un nouveau logiciel finances complet et performant qui permet de faire un pas supplémentaire vers la dématérialisation de la procédure comptable. Sa mise en place a nécessité une année de travail. Au cours du 1^er trimestre, le directeur des finances a finalisé le projet en collaboration avec une communauté de communes du nord Finistère et établi le calendrier des formations au cours du deuxième. Avant la bascule, le service Finances a réfléchi à un nouveau circuit de validation prompt à améliorer le fonctionnement des services et par conséquent à gagner en efficacité. Ce changement a également été l’occasion d’épurer l’inventaire des biens communaux et d’harmoniser les imputations comptables en matière d’investissement. Au cours du 3^ème trimestre, l’ensemble du service, ainsi que les agents comptables externalisés ont suivi le programme de formation avant la mise en production de logiciel mi-octobre. Le nombre de formations programmées et les problèmes techniques de mise en production ont entraîné du retard dans le traitement des factures et des écritures comptables. L’équipe comptable s’est fortement mobilisée pour trouver des solutions techniques et assurer le paiement des factures dans les délais afin de ne pas pénaliser les tiers et la commune.