Pôle administratif

Communication et vie associative

Révision de l’organisation du Pôle communication/vie associative

L’organisation de la relation avec les associations s’est poursuivie au sein de ce Pôle jusqu’en octobre. Depuis octobre, Virginie Pomiès, référente de la vie associative et de l’événementiel municipal a intégré le Pôle proximité et relations avec les citoyens au rez-de-chaussée afin de faciliter l’accueil des publics.
Morgane Mustière est venue renforcer l’équipe depuis février afin de faire face à un surplus d’activité.

 

Intégration des nouveaux outils GRC « Gestion relation citoyen »

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Le déploiement des nouveaux services en ligne aux usagers s’est effectué au début de l’année 2017. L’interface du site internet de la ville a évolué afin d’intégrer ces nouvelles démarches. Des adaptations ont été réalisées tout au long de l’année afin d’améliorer la navigation. Les fouesnantais peuvent en effet depuis janvier 2017 solliciter la mairie 24h/24 par le biais du site internet et un compte Gestion Relation Citoyen (signaler un problème de voirie, prendre rendez vous pour un passeport, signaler un objet perdu…) Les associations également peuvent réserver des salles, du matériel, le réseau d’affichage municipal… L’humain est au cœur de la problématique. Il s’agit de renforcer le lien entre la collectivité et l’usager. Des outils spécifiques de communication ont été réalisés : un dépliant pratique expliquant les démarches ainsi que des affiches.

 

Magazine municipal

Le contrat arrivant à échéance au dernier trimestre, un cahier des charges a été réalisé en vue de la consultation concernant le magazine municipal et divers documents de communication institutionnelle. Une nouvelle charte graphique a ainsi été élaborée avec l’agence retenue pour l’année 2018.

 

Site internet

Le nombre de pages vues est en légère progression, la page des webcams reste la plus consultée et est toujours en augmentation. Travail sur l’élaboration d’un cahier des charges en vue de la consultation pour les nouveaux sites internet de la Ville de Fouesnant et de l’Archipel.

 

Newsletters

La newsletter mensuelle compte 3587 abonnés, ce nombre est en progression (3283 en 2015, 3392 en 2016). La newsletter « Menu de la semaine » à destination des parents d’élèves qui déjeunent au restaurant scolaire est toujours très bien consultée et compte 461 abonnés en 2017 (progression de 9%). Ces 2 newsletters ont un très bon taux d’ouverture, signe que les sujets traités intéressent les destinataires.

 

Évènementiel : les 50 ans du jumelage

Une des missions les plus importantes du Pôle communication est l’accompagnement des opérations événementielles. L’activité du service dépend en partie des animations de la commune.
Cette année a été marquée tout particulièrement par la célébration des 50 ans du jumelage avec la ville de Meerbusch. Le Pôle assurait la coordination de l’événement en lien avec le comité de jumelage. Organisation des réunions, rédaction des compte rendus, élaboration du programme, réalisation d’éditions diverses, (cahier spécial du magazine, cartons d’invitations, diaporamas, menus … ), conférence de presse, dossier de presse, présence sur place pour l’accueil… Cet événement a particulièrement mobilisé le service durant plusieurs semaines.

 

Relations presse

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Communication internenewsletter

Amélioration de la newsletter d’information interne. Une newsletter adressée par mail a été créée en 2016 (137 adresses renseignées en 2016, 140 en 2017). Les parutions sont spontanées dès lors qu’il y a une ou des infos à faire connaître qui concernent le fonctionnement des services ou la vie de la commune.
L’intérêt : une information immédiate qui peut toucher le maximum d’agents.

 

Vie associative

Organisation du Forum de la vie associative. 93 associations ont été accueillies à l’Archipel le 9 septembre. C’était la deuxième fois que le pôle coordonnait l’organisation en lien avec l’Archipel et les services techniques. Des améliorations dans l’organisation ont été apportées (accueil physique et distribution de plans et du guide aux entrées, fiche de renseignements plus précise pour les associations…). L’annuaire des activités en ligne et le guide des activités ont été mis à jour (140 associations).

Démarches en ligne : dans le cadre de la démarche GRC, une partie est consacrée aux associations. Depuis janvier, après voir créé un compte, il est possible de réserver le matériel, le réseau d’affichage municipal directement en ligne. Traçabilité de la demande, gestion des stocks… Depuis septembre, il est possible de réserver les salles également.

 

Déménagement des associations au Quinquis

Les locaux de l’ancienne école du Quinquis étaient disponibles de septembre à juin du fait du déménagement du Pôle enfance jeunesse en mairie et de la nouvelle organisation du temps scolaire. Une réflexion a été menée qui a abouti à une relocalisation d’une vingtaine d’associations. Ce déménagement apporte plus de confort aux utilisateurs (thermique et phonique) et permettra également de faire des économies d’énergie. Le planning d’occupation a été entièrement repensé afin d’optimiser l’occupation et apporter de la cohérence dans les usages. Les activités auront toujours lieu dans la même salle. Elles sont regroupées de manière cohérente, par thématique.